「導入1か月ですでに残業が無くなった」ユニットリーダーSHさん

今回は現場で実際に使用されて１ヶ月程になる、SHさんにインタビューさせて頂きました。

リアルタイムで記録が出来るようになり残業がなくなった

Q:残業がなくなったとお聞きしましたが？

今まではすべての業務が終わってからまとめて記録を終わらせていましたが、Sunrise Beachを入れてから仕事しながら記録をすることができるようになりました。その結果、記録のロスがなくなり業務後に行っていた記録もなく残業がなくなりました。

コミュニケーション機能で導入も進めやすかった

Q:導入時苦労した点はありますか？

強いて言えば普段スマホに慣れていないスタッフさんに普及させるのは少し抵抗がありました。
ですが、記録等の機能だけでなくコミュニケーション機能も充実しているので、自然とそういった機能を通してスタッフさん間でやりやすいポイントを見つけて工夫することができ、結果導入はスムーズに行ったと実感しています。
導入してからまだ１ヶ月程ですが、私のユニットではスタッフさん全員がスマホを持ち活用できています。

カード型の記録で業務プロセスの意識付けが出来た

Q:具体的な使用例を少し教えていただけませんか？

そうですね、記録について私のユニットで実践している方法になります。各業務の前にカードだけを一度に作ります、例えば朝食の前に服薬・水分・朝食のカードを一度に作るイメージです。こうすることで、業務のプロセスを意識して記録することができ効率的に進められています。また、次の業務に行く前には作成済みのカードは全て記録してから。作成済カードが残ってしまった場合にも申し送りで次の方に連絡できるので、記録状況の把握もしやすいです。それが自然とルールとして定着しつつありますね。

一気にペーパーレスにすることで導入がスムーズに進んだ

Q:導入はどのように進めたのでしょうか？

導入してみてすぐに全ての記録をスマホで行うことが浸透したので、2週間目に記録に関しては完全にペーパーレスに踏み切りました。
どうしても最初は不安なので紙とスマホ、ダブルでやったほうがという気持ちもありましたが、業務負担が増えることを避けたかったので完全ペーパーレスに踏み切りました。結果的にはその選択が良かったなと思っています。

介護日誌一部だけまだ紙で残している部分もありますが、そちらもシステムの気づきとかを使いながら移行を進めてるところです。

スマホ以外の操作を覚えなくても業務が出来るのは楽だった

Q:PC,スマホがありますが現場ではスマホが多いですか？

現場は記録がメインになるので、記録がやりやすいスマホを皆さん使っています。場合によって記録状況を一目で確認できるモニター(PC画面)を使うこともありますし、使い分けもできています。

スタッフ間のコミュニケーションが増えた

Q:スマホを多用するようになって変化はありました？

皆さんがスマホを持っているから、誰でもその場ですぐ記録できるので、記録のロスが発生しなくなりました。また、コミュニケーションしながら入れられるので、スタッフさん間のコミュニケーションが増えたと実感しています。

他支援にもご利用者の状況が常に伝わるので安心

Q:コミュニケーション機能である全体連絡・依頼・気づきはどうでしょうか？

例えば、施設長とのコミュニケーションは全体連絡でいれるようにする、ケアマネさんは依頼なども使用する、といった具合に、依頼も全体連絡も使い分けができています。私自身も困った件は意欲的に依頼に入れるようにしていますね。気づきに関しては写真を入れられることもあり、他支援のスタッフさんも積極的に見てくれています。今まで口頭でしか伝えられなかった内容が、施設全体へ共有できているのですごく助かっています。また、全体連絡によりメールを打つ機会がほぼなくなりました。

夜勤も気づきでご利用者の様子が分かるので安心

Q:夜勤業務での変化はありました？

日中の気づき等が全体で見れるようになったのが一番の変化と感じています。記録状況も夜勤前の状態を確認できますし、以前は口頭で伝えていた為の情報ロスが減りました。